Hiện, số lượng dữ liệu đã được số hóa mới chỉ gồm dữ liệu hộ tịch cấp thị xã và cấp xã/phường từ ngày 1/1/2019 đến nay. Số lượng dữ liệu chưa được số hóa ở cả 2 cấp là 165.000 hồ sơ. Các sổ hộ tịchchưa được số hóa, hiện tại các sổ này đang được lưu trữ dưới dạng sổ giấy tại Phòng Tư pháp thị xã và UBND các xã, phường. Theo Nghị định 87/2020 của Chính phủ và Thông tư số 01/2022 của Bộ tư pháp thì cần phải được số hóa thành dữ liệu điện tử trên Hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp.

Các loại sổ cần được số hóa gồm: Sổ đăng ký khai sinh; Sổ đăng ký khai tử; Sổ đăng ký kết hôn; Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con; Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Đối với sổ hộ tịch còn lại thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp sau khi
việc số hóa hoàn thành.

Phương án số hóa dữ liệu hộ tịch: Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch thị xã và cấp xã/phường nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào phai mẫu theo hướng dẫn. Đồng
thời, nhập dữ liệu hộ tịch vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; Rà soát, đối chiếu dữ
liệu giữa sổ hộ tịch giấy với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để làm sạch dữ liệu theo quy định của pháp luật. Thực hiện kiểm tra, rà soát, đối chiếu dữ liệu hộ tịch đã nhập giữa Hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo hướng dẫn.

Phòng Tư pháp thị xã và Uỷ ban nhân dân các xã/phường phối hợp với Sở Tư pháp cung cấp sổ hộ tịch S can hoặc chụp các Sổ hộ tịch gốc đã được thu thập và phân loại, đảm bảo mỗi trường hợp đã đăng ký trong sổ phải được tạo thành một phai riêng để xử lý, sử dụng dữ liệu sau khi số hóa.

Đến nay, cơ quan chức năng thị xã và các xã/phường đang tập trung triển khai thực hiện việc nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tích giấy lên phần mềm hệ thống số hoá. Tuy nhiên, với khối lượng công việc nhiều, thời gian ngắn. Việc nhập hồ sơ dư liệu giấy sau khi hoàn thành ở cấp thị xã và cấp xã phường còn chờ cấp tỉnh phê duyệt mới cập nhật được vào hệ thống dữ liệu quốc gia. UBND thị xã yêu cầu các cơ quan chức năng, các xã/phường tập trung cao triển khai thực hiện các nhiệm vụ, phấn đấu hoàn thành đúng tiến độ đề ra./.