UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số hoá dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh Hải Dương. Toàn tỉnh tập trung nguồn lực để tiến hành số hóa dữ liệu hộ tịch từ các sổ hộ tịch đang được lưu trữ tại các Phòng Tư pháp và UBND các xã/phường trên địa bàn tỉnh trên Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để làm cơ sở cho việc đồng bộ, làm sạch dữ liệu hộ tịch điện tử và dữ liệu quốc gia về dân cư, đảm bảo đầy đủ, đúng tiến độ.

Hiện nay, toàn tỉnh đã thực hiện số hoá được khoảng 558.000 hồ sơ; còn khoảng 1.730.000 hồ sơ chưa được số hóa. Hiện tại, các sổ này đang được lưu trữ dưới dạng sổ giấy tại các Phòng Tư pháp, UBND xã, phường, thị trấn trên. Theo quy định tại Nghị định số 87 ngày 28/7/2020 của Chính phủ, Thông tư số 01 ngày 4/1/2022 của Bộ Tư pháp cần phải được số hóa thành dữ liệu điện tử trên Hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp.

UBND tỉnh giao Sở Tư Pháp và Công an tỉnh sẽ xây dựng tài liệu hướng dẫn số hóa dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp và xây dựng tài liệu hướng dẫn cập nhật, đối chiếu dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Các thành viên Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào phai mẫu và nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Sau đó, thực hiện kiểm tra, rà soát, đối chiếu dữ liệu hộ tịch đã nhập giữa Hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo hướng dẫn. Việc Scan hoặc chụp các Sổ hộ tịch gốc đã được thu thập và phân loại sẽ được thực hiện bởi đơn vị có chuyên môn.

Việc xử lý dữ liệu sau khi số hóa và kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc sẽ hoàn thành trong quý 2 và quý 3/2023./.

Thu Hằng