Các loại hồ sơ đã được nhập dữ liệu số hoá gồm: Sổ đăng ký khai sinh; Sổ đăng ký khai tử; Sổ đăng ký kết hôn; Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con; Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

Quá trình thực hiện nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào phần mềm cho thấy: việc triển khai thực hiện gặp nhiều khó khăn do phải số hóa bằng phương pháp thủ công trong một thời gian ngắn nên cần huy động một lực lượng lớn nhân lực để thực hiện. Công chức các xã/phường chỉ công chức tư pháp - hộ tịch phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau, khối lượng công việc lớn, chịu rất nhiều áp lực khi tham gia thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch.

Mặc dù vậy, với sự vào cuộc tích cực của Ban chỉ đạo thị xã, Tổ công tác các xã phường cùng sự nhiệt tình, trách nhiệm của cán bộ chuyên môn và các lực lượng hỗ trợ, các xã phường và thị xã đã hoàn thành vượt tiến độ đề ra, nhập xong toàn bộ số liệu của 165 nghìn hồ sơ hộ tịch lên cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, xong trước 15 ngày so với kế hoạch; tiếp tục các điều kiện để triển khai giai đoạn 3 và giai đoạn 4, đối chiếu dữ liệu và khớp nối với các thông tin trên cổng dịch vụ công quốc gia.

Ông Nguyễn Văn Chung – Phó chủ tịch UBND phường Thất Hùng – Tổ trưởng tổ số hoá dữ liệu hộ tịch phường cho biết: “Các sổ hộ tịch bằng giấy do thời gian lưu trữ đã lâu, thông tin một số sổ không được ghi chép đầy đủ, đúng quy định nên việc cập nhật, chuẩn hóa dữ liệu mất nhiều thời gian do phải xác minh để bổ sung thêm thông tin. Chính bởi vậy, chúng tôi đã huy động cán bộ công chức, giáo viên các trường trên địa bàn cùng vào cuộc hỗ trợ. Có thời điểm lên đến 30 người. Nhờ đó, toàn bộ dữ liệu đã được nhập xong. Tiếp tục triển khai thực hiện giai đoạn 3 và giai đoạn 4 đảm bảo theo kế hoạch”.

Sau khi hoàn thành giai đoạn 1 và giai đoạn 2, Ban chỉ đạo thị xã yêu cầu Tổ công tác các xã/phường triển khai ngay giai đoạn 3, giai đoạn 4. Trong đó tập trung ưu tiên nhân lực, trang thiết bị, máy S can, máy tính để tích hợp thông tin. Về tiến độ thực hiện: Giai đoạn 3, các xã/phường S can hoặc chụp các Sổ hộ tịch gốc đã được thu thập và phân loại, đảm bảo mỗi trường hợp đã đăng ký trong sổ phải được tạo thành một phai riêng, đồng thời, xử lý các phai đảm bảo yêu cầu tích hợp số hoá được trên cổng dịch vụ công Quốc gia; thời gian hoàn thành trước ngày 30/6/2023. Giai đoạn 4: Xử lý dữ liệu sau khi số hóa: cập nhật các phai tương ứng của từng Sổ hộ tịch vào Hệ thống của Bộ Tư pháp; Rà soát chi tiết các dữ liệu đã được cập nhật, đối chiếu thông tin với nội dung đã đăng ký trong Sổ hộ tịch gốc và phai tương ứng; Điều chỉnh, chuẩn hóa các dữ liệu có sai lệch thông tin so với thông tin trong Sổ hộ tịch gốc và hoàn thành tích hợp lên cổng dịch vụ công quốc gia. Kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc; Thời gian thực hiện trong quý 3 năm 2023.

Số hóa dữ liệu hộ tịch xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu cấp trích lục hộ tịch để người dân có thể đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở bất cứ nơi nào sau khi đã có Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, góp phần tiết kiệm chi phí đi lại, thời gian chờ đợi cho tổ chức, cá nhân khi liên hệ công tác./.